Spesenbelege aufbewahren: Was in der Schweiz gilt
Aktualisiert am 30. Oktober 2026
Spesenbelege sind Buchungsbelege. In der Schweiz gilt für sie eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Dieser Überblick zeigt, was das für KMU bedeutet. Er ersetzt keine Beratung: Klären Sie Einzelfragen mit Ihrem Treuhänder.
Wer muss die Spesen bezahlen?
Der Arbeitgeber ersetzt dem Mitarbeiter alle Auslagen, die durch die Arbeit notwendig entstehen (Art. 327a OR). Damit das Büro die Auslage prüfen und verbuchen kann, braucht es den Beleg.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden während zehn Jahren aufbewahrt (Art. 958f OR). Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Für Belege aus dem Geschäftsjahr 2026 läuft sie also bis Ende 2036.
Reicht eine digitale Kopie?
Buchungsbelege dürfen nach Art. 958f OR auch elektronisch aufbewahrt werden. Bedingung ist, dass die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet bleibt und die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können.
Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Dazu gehört, dass Änderungen feststellbar sein müssen. Laut KMU-Portal des Bundes gilt eine Cloud dabei nicht als unveränderbarer Datenträger.
Ob Sie Papierbelege nach dem Erfassen vernichten dürfen, hängt von Ihrer Ablage und Ihren Abläufen ab. Bewahren Sie die Originale auf, bis Ihr Treuhänder das bestätigt hat.
So gehen im Alltag keine Belege verloren
- Beleg sofort erfassen, nicht erst am Monatsende
- Gesamten Beleg gut lesbar fotografieren, ohne abgeschnittene Ränder
- Grund der Ausgabe und Auftrag oder Kostenstelle festhalten
- Thermopapier früh erfassen, weil es mit der Zeit verblasst
- Spesen im Büro prüfen und die Genehmigung nachvollziehbar festhalten