Einsatzberichte. Einfach. Digital.

Ein Einsatz-Rapport (auch Einsatzbericht, Arbeitsrapport oder Tagesrapport) ist ein digitaler Bericht über geleistete Arbeiten, erfasste Zeiten und verwendete Materialien bei einem Kundeneinsatz, einer Montage oder auf einer Baustelle. Mit der Einsatz-Rapport App können diese Rapporte mobil und offline erstellt werden.

Ja, Einsatz-Rapport ist eine Offline-First App. Einsatzberichte, Zeiten, Fotos und Spesen können vollständig ohne Internetverbindung erfasst werden. Die Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Ja. Servicerapporte, Arbeitsrapporte und Montageberichte lassen sich komplett ohne Internet erfassen. Sobald wieder Internet verfügbar ist, synchronisiert die App automatisch. Perfekt für Keller, Technikräume, Tiefgaragen oder abgelegene Einsatzorte.

Die App eignet sich für alle Branchen mit Ausseneinsätzen: Service, Montage, Wartung, Haustechnik (Elektro, Sanitär, Heizung), Facility Management, Gartenbau, Handwerk, Bau und weitere. Überall, wo Einsatzberichte, Rapporte oder Zeiterfassungen vor Ort gemacht werden.

Ein Einsatz ist ein Auftrag, zum Beispiel «Sanitärarbeiten Neubau Zürich». Der Rapport (oder Bericht) dokumentiert die geleisteten Arbeiten, Zeiten, das Material und die Spesen für diesen Einsatz. Ein Einsatz kann mehrere Berichte haben, etwa einen pro Tag.

Ja. Ist ein Team gemeinsam auf einem Einsatz, kann ein Mitarbeiter — typischerweise der Teamleiter oder Einsatzleiter — einen einzigen Einsatzbericht erstellen und darin die Arbeitsstunden für jeden beteiligten Mitarbeiter einzeln erfassen. Die Kollegen werden darüber benachrichtigt.

Ja. Berichte können jederzeit nachträglich ergänzt werden, ohne dass alte Daten verloren gehen. Die komplette Historie zeigt, wer wann was geändert hat. Unbegrenzte Nachträge sind möglich.

Ja. Bemerkungen und Rapport-Texte können in der App per Mikrofon diktiert werden — ganz ohne Tippen. Die Spracheingabe eignet sich für die Arbeit beim Kunden, auf Montage oder mit Handschuhen.

Ja. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger direkt auf dem Gerät des Mitarbeiters. Vorher sieht er eine Zusammenfassung der ausgeführten Arbeiten mit Zeitraum, Stunden und Material. Die Unterschrift wird mit Name und Zeitpunkt unveränderbar gespeichert und erscheint im Bericht, im Regierapport und im Export. Pro Einsatz legt das Büro fest, wann unterschrieben wird: nach jedem Bericht, als Sammelunterschrift über alle offenen Berichte oder einmal am Ende, womit der Einsatz abgeschlossen wird.

Ja. Aus jedem Bericht erstellt die App einen Regierapport als PDF mit Ihrem Logo und Ihren Firmenangaben, mit Auftrags-Nr., Zeiten pro Mitarbeiter, Reisezeit, Kilometern, Material und Kundenunterschrift. Er lässt sich herunterladen oder mit einem Klick per E-Mail an den Kunden senden, auf Wunsch automatisch nach der Unterschrift. Betreff und Text der E-Mail sind frei anpassbar, ein Versandprotokoll hält jeden Versand fest.

Ja. Die Anfahrt wird einmal pro Bericht erfasst: Reisezeit pro Person und Kilometer pro Fahrzeug. Wer es genau braucht, erfasst die Zeit in Von–bis-Blöcken für Arbeit und Reise, auch über Mitternacht. Reisezeit und Kilometer stehen getrennt im Regierapport, im Export und in der API.

Ja. Mit «Prüfen & Freigabe» sehen Sie pro Monat alle offenen Berichte. Auffälligkeiten wie Nachträge, Korrekturen, Wochenend-, Feiertags- oder Nachtarbeit und mehr als 10 Stunden am Tag sind markiert. Sie geben Berichte einzeln oder gesammelt frei und schliessen den Monat ab. Wird ein geprüfter Bericht später geändert, erscheint er wieder in der Prüfliste. Der Export kann auf geprüfte Berichte beschränkt werden.

Ja. Die App teilt die Stunden automatisch in Werktag, Samstag, Sonntag, Feiertag und Nacht auf. Die Feiertage richten sich nach Ihrem Kanton und lassen sich pro Jahr anpassen, die Zeiten für Nachtarbeit legen Sie selbst fest. Die Stundenarten stehen im Excel- und CSV-Export für die Lohnbuchhaltung.

Ja. Der Admin kann Datum, Zeiten, Reisezeit, Kilometer, Material und Beschreibung korrigieren oder einen Bericht löschen, jeweils mit Begründung. Gelöschte Berichte werden durchgestrichen und zählen nicht mehr, bleiben aber nachvollziehbar. Jede Änderung steht im Verlauf, und der Mitarbeiter erhält eine Mitteilung.

Ja. Mitarbeiter erfassen Spesen direkt in der App, fotografieren oder scannen den Beleg und lassen Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer automatisch auslesen. Admins genehmigen Spesen oder lehnen sie ab.

Beleg mit dem Handy fotografieren, die App liest Betrag, Datum und Händler aus, der Mitarbeiter bestätigt die Daten und wählt Einsatz, Kategorie und Kostenstelle. Der Admin genehmigt die Spesen im Büro. Für das automatische Auslesen des Belegs ist eine Internetverbindung nötig; ohne Internet lassen sich Spesen von Hand erfassen und später synchronisieren.

Ja. Beim Export werden Zeiten, Material und Spesen gemeinsam ausgegeben — mit Kostenstelle und auf Wunsch gefiltert nach Datum, Einsatz oder Mitarbeiter. Das vereinfacht die Abrechnung.

Als Excel-Datei zum Anschauen oder als CSV für den Import in Lohn- oder ERP-Software, beide mit denselben Filtern und immer denselben Spalten. Dazu kommen der Regierapport als PDF, ein interaktiver Bericht zum Ausdrucken oder als eigenständige HTML-Datei mit allen Fotos sowie ein Cockpit mit Kennzahlen zu Arbeitszeit, Reisezeit, Kilometern, Spesen und Soll/Ist pro Einsatz.

Jeder Mitarbeiter sieht ausschliesslich die Einsätze, die ihm vom Administrator zugewiesen wurden, sowie die Berichte, die er selbst erfasst hat. Die Datentrennung wird auf Datenbankebene erzwungen — ein Mitarbeiter kann technisch nicht auf Daten anderer Kollegen zugreifen.

Ja, Einsatz-Rapport stellt eine dokumentierte REST-API (OpenAPI/Swagger) bereit. Darüber lassen sich Einsätze, Arbeitsrapporte, Zeiten, Mitarbeiter und Artikel in Buchhaltungs-, ERP- oder BI-Systeme übernehmen. Externe Nummern wie Personal- oder Projektnummer werden mitgeliefert.

Ja. Die App läuft auf dem Smartphone und Tablet und im Browser am PC. Alle Daten sind automatisch überall synchron. Neue Mitarbeiter installieren die App per QR-Code.

Die Kosten richten sich modular nach den gewählten Funktionen und der Anzahl Benutzer — zum Beispiel Basispaket mit Einsätzen, Rapporten und Zeiterfassung, optional Spesenmodul, Kundenunterschrift, Reporting & Cockpit oder REST-API. Ein konkretes, transparentes Angebot erstelle ich gerne im Gespräch nach einer Demo-Anfrage.