Spesen-App
Spesen erfassen per App — Beleg fotografieren, fertig
Belege im Handschuhfach, Spesenformulare am Monatsende: Das kostet Zeit und führt zu Fehlern. Mit dem Spesenmodul von Einsatz-Rapport fotografiert der Mitarbeiter den Beleg, sobald er ihn in der Hand hat.
Die App liest Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer aus. Der Mitarbeiter prüft die Angaben, wählt Einsatz und Kategorie und reicht die Spese ein. Sie genehmigen im Büro mit einem Klick.
Was bei einer Spese erfasst wird
- Beleg als Foto oder mit dem Dokument-Scanner
- Betrag und Währung, automatisch erkannt
- Datum, Händler und Mehrwertsteuer vom Beleg
- Kategorie wie Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung oder Material
- Einsatz und Kostenstelle für die Zuordnung
- Status: ausstehend, genehmigt oder abgelehnt mit Begründung
Was die Spesen-App bringt
Automatische Belegerkennung
Die App erkennt Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer auf dem Beleg. Der Mitarbeiter bestätigt nur noch.
Spesen am richtigen Ort gebucht
Jede Spese gehört zu einem Einsatz und übernimmt dessen Kostenstelle. Der Mitarbeiter kann sie bei Bedarf anpassen.
Genehmigen im Büro
Sie sehen eingereichte Spesen mit Beleg, genehmigen sie oder lehnen sie mit Begründung ab. Der Mitarbeiter sieht den Status in der App.
Spesen und Rapporte zusammen
Spesen erscheinen bei den Einsatzberichten und im Export, zusammen mit Zeiten und Material. Eine Abrechnung statt zwei Systeme.
So läuft es ab
- 1
Beleg fotografieren
Der Mitarbeiter öffnet die App, fotografiert oder scannt den Beleg. Die Erkennung dauert wenige Sekunden.
- 2
Prüfen und einreichen
Einsatz und Kategorie wählen, erkannte Angaben prüfen, Bemerkung ergänzen und speichern.
- 3
Genehmigen und exportieren
Sie genehmigen die Spese und exportieren alle Spesen mit Kostenstelle für die Lohnbuchhaltung.
Spesen direkt beim Einsatz statt am Monatsende
Der grösste Vorteil einer Spesen-App ist der Zeitpunkt: Die Spese wird erfasst, wenn sie entsteht. Der Beleg kann nicht mehr verloren gehen, und am Monatsende muss niemand Quittungen sortieren.
Sie legen fest, welche Mitarbeiter Spesen erfassen dürfen und welche Kategorien es gibt. Das Spesenmodul ist optional und lässt sich zum Basispaket dazubuchen.
Häufige Fragen
Wie gut funktioniert die automatische Belegerkennung?
Die Erkennung liest Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer mit einer Erkennungsrate von über 95% aus, auch bei zerknitterten oder schlecht belichteten Belegen. Der Mitarbeiter prüft die Angaben vor dem Speichern.
Funktioniert die Spesenerfassung auch offline?
Spesen lassen sich ohne Internet von Hand erfassen und werden später synchronisiert. Für die automatische Belegerkennung ist eine Internetverbindung nötig.
Kann ich festlegen, wer Spesen erfassen darf?
Ja. Die Spesen-Berechtigung wird pro Mitarbeiter vergeben. Die Kategorien legen Sie als Admin selbst fest.
Wie kommen die Spesen in die Buchhaltung?
Über den CSV-Export mit Kostenstelle, Kategorie, Mitarbeiter und Einsatz. Externe Nummern wie die Personalnummer werden mit exportiert.
Kann ich Spesen ohne die Rapport-Funktion nutzen?
Spesen sind ein Zusatzmodul zum Basispaket und werden einem Einsatz zugeordnet. Die Kombination mit Rapporten ist der Normalfall. Was für Ihren Betrieb passt, besprechen wir gerne in einer Demo.
Einsatz-Rapport in einer Demo kennenlernen
Wir zeigen Ihnen die App an Ihren eigenen Abläufen und erstellen ein Angebot, das zu Ihrem Betrieb passt.
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