Beleg-App
Belege scannen und auslesen — direkt nach dem Bezahlen
Tankquittung, Parkticket, Materialkauf im Baumarkt: Belege entstehen unterwegs und gehen unterwegs verloren. Mit Einsatz-Rapport fotografiert oder scannt der Mitarbeiter den Beleg gleich nach dem Bezahlen.
Die App liest Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer aus. Der Beleg hängt danach an der richtigen Spese und am richtigen Einsatz, statt im Handschuhfach zu liegen.
Was die App vom Beleg übernimmt
- Gesamtbetrag und Währung
- Datum des Einkaufs
- Händler
- Mehrwertsteuer
- Auch Belege mit vielen Einzelpositionen
- Das Bild des Belegs bleibt bei der Spese gespeichert
Was die Belegerfassung bringt
Foto oder Dokument-Scanner
Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg oder nutzt den Dokument-Scanner und bestätigt nur noch die erkannten Angaben.
Beleg beim richtigen Einsatz
Jeder Beleg gehört zu einem Einsatz und übernimmt dessen Kostenstelle. Das erspart die Zuordnung am Monatsende.
Auch ohne Empfang erfassen
Ohne Internet wird die Spese von Hand erfasst und später synchronisiert. Für das automatische Auslesen braucht es eine Verbindung.
Prüfen mit dem Bild daneben
Im Büro sehen Sie die Spese zusammen mit dem Beleg und können sie genehmigen, ablehnen oder ergänzen.
So läuft es ab
- 1
Beleg aufnehmen
Foto machen oder den Dokument-Scanner verwenden. Die Erkennung dauert wenige Sekunden.
- 2
Angaben bestätigen
Der Mitarbeiter prüft Betrag und Datum und wählt Einsatz und Kategorie.
- 3
Im Büro verarbeiten
Sie genehmigen die Spese und exportieren alle Spesen mit Kostenstelle für die Buchhaltung.
Beleg-App oder Spesen-App?
Eine reine Beleg-Scanner-App macht aus Papier ein Bild oder eine PDF-Datei. Für den Betrieb beginnt die Arbeit dann erst: Wem gehört der Beleg, zu welchem Auftrag, und wer hat ihn genehmigt?
Einsatz-Rapport verbindet das Erfassen des Belegs mit Einsatz, Kostenstelle und Genehmigung. Sie ist deshalb für Betriebe mit Mitarbeitern gedacht und nicht für die private Belegablage. Wie Sie Belege in der Schweiz aufbewahren, lesen Sie im Ratgeber «Spesenbelege aufbewahren».
Häufige Fragen
Kann die App Belege automatisch auslesen?
Ja. Die App erkennt Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer, auch bei Belegen mit vielen Einzelpositionen. Der Mitarbeiter prüft die Angaben vor dem Speichern.
Funktioniert das Auslesen ohne Internet?
Nein. Für die automatische Erkennung braucht es eine Internetverbindung. Ohne Internet lassen sich Spesen von Hand erfassen und werden später synchronisiert.
Kann ich Belege in fremder Währung erfassen?
Ja. Spesen lassen sich in jeder Währung erfassen, die Währung wird beim Beleg mit erkannt.
Darf ich das Papier nach dem Scannen wegwerfen?
Das hängt von Ihrer Buchführung ab. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, bevor Sie Papierbelege vernichten. Die App erleichtert die Erfassung und ersetzt diese Abklärung nicht.
Einsatz-Rapport in einer Demo kennenlernen
Ich zeige Ihnen die App an Ihren eigenen Abläufen und erstelle ein Angebot, das zu Ihrem Betrieb passt.
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