Arbeitsrapport ausfüllen: Was hineingehört und was oft fehlt
Aktualisiert am 30. Oktober 2026
Ein Arbeitsrapport hält fest, wer wann wie lange an welchem Auftrag gearbeitet hat und was dabei verbraucht wurde. Er ist die Grundlage für Lohn und Rechnung. Fehlt eine Angabe, beginnt im Büro die Nachfragerei.
Diese Angaben gehören in jeden Arbeitsrapport
- Auftrag oder Kunde mit Adresse des Arbeitsorts
- Datum der Arbeit
- Name aller beteiligten Mitarbeiter
- Arbeitszeit pro Mitarbeiter, am besten mit Beginn und Ende
- Reisezeit und Kilometer, falls sie verrechnet oder entschädigt werden
- Verwendetes Material mit Menge und Einheit
- Kurze Beschreibung der ausgeführten Arbeit
- Offene Punkte für den nächsten Einsatz
- Unterschrift des Kunden, wenn nach Aufwand verrechnet wird
Ein Beispiel
Auftrag 2417, Heizungsservice, Musterweg 5, 8000 Zürich. Dienstag, 8:00 bis 10:30 Uhr, zwei Mitarbeiter. Reisezeit 40 Minuten pro Person, 24 Kilometer. Material: ein Dichtungssatz, zwei Filter. Arbeit: Brenner gereinigt, Filter ersetzt, Anlage geprüft, läuft einwandfrei. Offen: Umwälzpumpe beim nächsten Service ersetzen.
Mehr braucht es nicht. Wer den Rapport liest, weiss, was gemacht wurde, was es gekostet hat und was als Nächstes ansteht.
Die häufigsten Fehler
- Der Rapport wird erst Tage später aus der Erinnerung geschrieben
- Eine Gesamtzahl für das Team statt Stunden pro Person
- Das Material fehlt oder steht ohne Menge und Einheit da
- Die Beschreibung lautet nur «Service gemacht»
- Reisezeit und Arbeitszeit sind vermischt
Papier oder App?
Papier funktioniert, solange wenige Rapporte anfallen. Mit jeder Person im Aussendienst wächst aber der Aufwand für Abtippen, Nachfragen und Suchen. Eine App füllt Auftrag, Datum und Adresse vor und übergibt die Zahlen direkt an Lohn und Rechnung. So entfällt das Abtippen.